Quand une organisation déploie des signatures courriel centralisées, un choix technique — souvent invisible dans la démonstration commerciale — détermine par où passe chaque message envoyé. Ce choix oppose deux architectures : la signature appliquée côté serveur, qui route le courriel par les serveurs du fournisseur, et la signature appliquée côté client, insérée directement dans Outlook. La différence est majeure pour la confidentialité et pour la conformité.
Deux façons d'appliquer une signature
Toutes les solutions de gestion de signatures aboutissent au même résultat visible — un bloc uniforme au bas du courriel — mais elles y arrivent par deux chemins très différents.
- Côté serveur (relais) : le fournisseur s'insère dans le flux de messagerie. Chaque courriel sortant est redirigé vers ses serveurs, qui ajoutent la signature, puis le message repart vers son destinataire. Sur Microsoft 365, cela passe généralement par un connecteur Exchange ou une règle de flux de messagerie.
- Côté client (complément) : un complément Outlook s'exécute sur l'appareil de l'utilisateur ou dans sa session web. Il insère la signature dans le corps du message pendant que la personne le rédige. Le courriel suit ensuite son trajet normal dans Microsoft 365, sans détour.
Le mot clé est routage. Côté serveur, on ajoute une étape sur le chemin du courriel. Côté client, on n'en ajoute aucune : la signature est déjà là avant que le message ne parte.
Le trajet du courriel côté serveur
Dans une architecture côté serveur, le courriel n'est pas signé sur l'appareil de l'utilisateur. Il voyage d'abord, puis reçoit sa signature en cours de route. Le trajet ressemble à ceci :
- L'employé rédige et envoie un courriel depuis Outlook.
- Microsoft 365 remet le message à un connecteur sortant qui le redirige vers l'infrastructure du fournisseur de signatures.
- Le fournisseur reçoit et traite le message complet — en-têtes et corps — pour identifier l'expéditeur, choisir le bon gabarit et injecter la signature.
- Le courriel signé revient vers Microsoft 365, puis part vers le destinataire.
Cette approche a des forces réelles : elle s'applique à toute application de messagerie (y compris les appareils non gérés), garantit un rendu identique et permet des fonctions avancées côté serveur comme les bannières marketing pilotées centralement ou des statistiques de clics. C'est le modèle des acteurs matures du marché. En contrepartie, le contenu de chaque courriel transite par un tiers, et l'emplacement de ces serveurs devient une question de résidence des données.
Le trajet du courriel côté client
Dans une architecture côté client, la signature est ajoutée avant que le message ne quitte l'environnement de l'utilisateur. Le trajet est plus court :
- L'employé ouvre une nouvelle rédaction dans Outlook.
- Un complément événementiel se déclenche et insère la signature de l'organisation directement dans le corps du message.
- L'employé envoie ; Microsoft 365 achemine le courriel normalement, sans détour par un serveur externe.
Le complément ne récupère que ce dont il a besoin pour composer la signature — coordonnées de la personne et gabarit de l'organisation, obtenus via Microsoft Graph — et non le contenu du courriel. C'est le fonctionnement d'ATOM Signatures : un complément Outlook événementiel qui couvre Windows, Mac, le web et le mobile, dont les données de configuration sont hébergées au Canada. Le corps du courriel n'est jamais transmis à ATOM. La contrepartie : l'insertion dépend du complément Outlook (elle ne s'applique pas à un client de messagerie tiers qui ne le prend pas en charge).
Tableau comparatif des deux approches
Le tableau ci-dessous résume les différences structurelles, du point de vue d'une organisation québécoise soucieuse de la circulation de ses données.
| Critère | Côté serveur (relais) | Côté client (complément) |
|---|---|---|
| Par où passe le courriel | Redirigé vers les serveurs du fournisseur | Ne quitte jamais Microsoft 365 |
| Contenu du message vu par le tiers | Oui, pour appliquer la signature | Non — seules les coordonnées servent au gabarit |
| Ajout d'une étape de routage | Oui (connecteur / règle de flux) | Non |
| Transfert de données hors Canada | Possible si les serveurs sont à l'étranger | Évité si l'hébergement est canadien |
| Exposition Loi 25 | Plus élevée (routage + résidence) | Réduite |
| Couverture des plateformes Outlook | Toute appli qui passe par la passerelle | Windows, Mac, web, mobile via le complément |
| Fonctions avancées (bannières, analytique de clics) | Riches, pilotées côté serveur | Plus ciblées, sans interception du message |
Pourquoi le côté client protège mieux les données
L'avantage de confidentialité du côté client tient en une phrase : le courriel n'est jamais confié à un tiers pour être signé. Dans le modèle côté serveur, l'infrastructure du fournisseur reçoit le message complet — y compris un corps qui peut contenir des renseignements personnels, des données de clients ou des informations sensibles. La signature elle-même est anodine ; c'est le passage du message par un système externe qui crée l'exposition.
Pour une organisation soumise à la Loi 25, cela compte doublement. D'abord parce que la circulation des renseignements personnels doit être maîtrisée. Ensuite parce que, si les serveurs de relais sont à l'étranger, chaque envoi peut constituer une communication de renseignements personnels hors Québec — ce qui déclenche une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée. Une architecture côté client, couplée à un hébergement des données au Canada, écarte ce transfert par construction.
L'architecture n'est pas le seul facteur de conformité, et le présent guide ne constitue pas un avis juridique. Un fournisseur côté serveur peut tout à fait héberger ses relais au Canada. La question à poser reste la même : où sont les serveurs qui voient passer mes courriels ?
Quand chaque approche a du sens
Aucune des deux architectures n'est universellement supérieure ; elles répondent à des priorités différentes.
Le côté serveur convient quand…
- vous voulez des bannières marketing dynamiques et une analytique de clics fine pilotées de façon centrale ;
- vous devez signer des courriels envoyés par des systèmes qui ne prennent pas en charge de complément (applications métier, appareils non gérés) ;
- la résidence des données et le routage par un tiers ne sont pas des contraintes fortes dans votre contexte.
Le côté client convient quand…
- la confidentialité et la souveraineté des données sont prioritaires — le message ne doit pas quitter Microsoft 365 ;
- vous êtes une organisation québécoise ou canadienne visée par la Loi 25 et vous voulez limiter les transferts hors Québec ;
- vous cherchez un modèle simple, sans passerelle à maintenir, avec une tarification tout inclus (ATOM : 1 $ CAD par utilisateur par mois).
Pour comparer une solution côté serveur reconnue à l'approche d'ATOM, voir ATOM vs Exclaimer.
Questions fréquentes
Quelle est la différence entre une signature côté client et côté serveur ?
Côté serveur, chaque courriel sortant est routé par les serveurs du fournisseur, qui y ajoutent la signature avant l'envoi. Côté client, la signature est insérée directement dans Outlook au moment de la composition : le courriel ne quitte jamais Microsoft 365 et n'est jamais relayé par un tiers.
Le côté serveur voit-il le contenu de mes courriels ?
Oui. Pour insérer la signature, l'infrastructure du fournisseur reçoit et traite chaque message sortant, corps compris. Si ces serveurs sont hors Canada, le contenu — souvent porteur de renseignements personnels — quitte le pays. L'approche côté client évite ce traitement, car le corps du courriel n'est jamais transmis au fournisseur.
Le côté client fonctionne-t-il sur toutes les plateformes Outlook ?
Le complément événementiel d'ATOM couvre Outlook sur Windows, Mac, le web et le mobile (iOS, Android). L'insertion se fait à la composition. Le côté serveur, lui, s'applique à tout courriel qui transite par la passerelle, quelle que soit l'appli, mais au prix du routage complet du message.
L'architecture change-t-elle quelque chose pour la Loi 25 ?
Oui. Une signature côté serveur peut entraîner une communication de renseignements personnels hors Québec si les serveurs sont à l'étranger, ce qui déclenche une évaluation. Le côté client sans routage, hébergé au Canada, évite ce transfert et allège la conformité.
Une signature sans routage, hébergée au Canada. ATOM Signatures insère la signature de votre organisation directement dans Outlook, côté client : votre courriel ne quitte jamais Microsoft 365.
Pour approfondir : signature courriel et Loi 25 et l'hébergement des données au Canada.