1. Qui nous sommes et portée de cette politique
ATOM Signatures (le « Service ») est un service de gestion centralisée des signatures de courriel pour Microsoft 365, exploité par ATOM Solutions (« nous »), accessible à l'adresse signatures.atomsolutions.ca, et comprenant un complément (add-in) pour Microsoft Outlook.
Cette politique s'applique aux renseignements traités par le Service : ceux des administrateurs qui gèrent un compte d'organisation, et ceux des membres du personnel de l'organisation cliente dont les attributs d'annuaire servent à composer les signatures. Elle ne s'applique pas aux pratiques de Microsoft ni à celles des autres sites vers lesquels nous pointons.
2. Responsable de la protection des renseignements personnels
Conformément à la Loi 25, la personne responsable de la protection des renseignements personnels chez ATOM Solutions peut être jointe à [email protected]. Toute question, demande d'accès ou plainte relative à cette politique peut lui être adressée.
3. Renseignements que nous recueillons
a) Compte administrateur
Lorsqu'un administrateur se connecte à la console avec son compte Microsoft (SSO Microsoft Entra), nous recevons son nom, son adresse courriel professionnelle et l'identifiant de son organisation (tenant Microsoft 365).
b) Annuaire de l'organisation (Microsoft Graph)
Avec le consentement d'un administrateur, nous lisons en lecture seule certains attributs de l'annuaire Microsoft 365 de l'organisation, uniquement pour composer les signatures : nom, prénom, titre de poste, service, numéros de téléphone, adresse courriel, adresses de bureau, appartenance aux groupes et, le cas échéant, attributs d'extension définis par l'organisation.
c) Utilisation du complément Outlook
Lorsqu'un utilisateur compose ou envoie un courriel, le complément transmet à notre service l'adresse courriel de l'expéditeur afin de déterminer la signature applicable et de comptabiliser les licences (sièges) utilisées. L'horodatage de ces appels est journalisé.
d) Facturation
La facturation est traitée par Stripe. Nous conservons l'identifiant d'abonnement, le nombre de sièges et l'état du paiement. Nous ne stockons aucun numéro de carte de paiement.
e) Journaux techniques
Comme tout service en ligne, nous journalisons des événements techniques (adresse IP, type de navigateur, horodatage, action effectuée) à des fins de sécurité, de diagnostic et d'audit. Nos journaux d'audit sont en ajout seul.
f) Mesure d'audience du site (Google Analytics)
Sur nos pages publiques (site vitrine), nous utilisons Google Analytics 4 pour mesurer l'audience de façon agrégée (pages vues, provenance, type d'appareil). Cet outil dépose des témoins (cookies) uniquement après votre consentement, recueilli via la bannière affichée à votre première visite (Google Consent Mode v2). Tant que vous n'avez pas accepté, aucun témoin de mesure n'est déposé. Les données sont traitées par Google LLC, ce qui peut impliquer un transfert hors du Canada; nous n'activons aucune fonction publicitaire (pas de profilage ni de ciblage). Vous pouvez retirer ou modifier votre choix à tout moment en effaçant les témoins de votre navigateur ou en nous écrivant. La console d'administration (espace authentifié) n'utilise pas Google Analytics.
4. Ce que nous ne recueillons jamais
- Aucun contenu de courriel : nous ne lisons, ne stockons et ne transmettons jamais le corps, l'objet ni les destinataires de vos messages. Le complément insère la signature localement, dans Outlook.
- Aucun mot de passe : l'authentification passe entièrement par Microsoft Entra.
- Aucune donnée à des fins publicitaires : pas de suivi publicitaire, pas de revente de renseignements, pas de profilage.
5. Pourquoi nous utilisons ces renseignements (finalités)
- Composer et appliquer les signatures de courriel de votre organisation;
- Cibler les signatures par groupes et remplir les champs dynamiques (nom, titre, téléphone, etc.);
- Compter les sièges utilisés et facturer l'abonnement;
- Assurer la sécurité du Service, prévenir les abus et diagnostiquer les incidents;
- Offrir le soutien technique;
- Respecter nos obligations légales.
Nous n'utilisons pas ces renseignements à d'autres fins sans votre consentement.
6. Communication à des tiers (fournisseurs)
Nous ne vendons ni ne louons aucun renseignement personnel. Nous faisons appel à un nombre limité de fournisseurs, uniquement pour exploiter le Service :
| Fournisseur | Rôle | Renseignements concernés |
|---|---|---|
| Microsoft (Graph / Entra) | Authentification et lecture de l'annuaire | Comptes, attributs d'annuaire |
| Stripe | Traitement des paiements | Coordonnées de facturation, données de paiement |
| Hébergeur (Canada) | Hébergement de la base de données et des fichiers | Toutes les données du Service |
| Cloudflare | Acheminement réseau et protection (TLS) | Trafic chiffré en transit |
Ces fournisseurs sont liés par des obligations contractuelles de confidentialité et ne peuvent utiliser les renseignements qu'aux fins prévues.
7. Hébergement et transferts hors Québec
La base de données et les fichiers du Service (signatures, logos, configuration) sont hébergés au Canada. Certains fournisseurs (notamment Stripe, pour le traitement des paiements, et Cloudflare, pour l'acheminement du trafic) peuvent traiter des renseignements à l'extérieur du Québec ou du Canada; ces communications font l'objet d'une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée conformément à la Loi 25 et sont encadrées par des protections contractuelles équivalentes.
8. Conservation
- Les données de votre organisation (signatures, configuration, attributs d'annuaire) sont conservées pendant la durée de l'abonnement, puis supprimées dans les 30 jours suivant la résiliation;
- Les journaux techniques et d'audit sont conservés au plus 12 mois;
- Les registres de facturation sont conservés selon les durées exigées par les lois fiscales.
9. Sécurité
- Chiffrement TLS pour toutes les communications;
- Isolation stricte des données de chaque organisation (cloisonnement par tenant, contrôles au niveau de la base de données);
- Accès selon le principe du moindre privilège; l'accès à l'annuaire est en lecture seule;
- Journaux d'audit en ajout seul;
- Limitation du débit et protections contre les abus.
10. Vos droits
Conformément à la Loi 25 et aux lois canadiennes applicables, vous pouvez :
- demander l'accès aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet;
- en demander la rectification s'ils sont inexacts ou incomplets;
- demander leur suppression (cessation de diffusion) lorsque la loi le permet;
- retirer votre consentement à tout moment;
- demander la portabilité des renseignements personnels informatisés que vous nous avez fournis;
- porter plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec ou du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.
Pour exercer ces droits, écrivez à [email protected]. Si vous êtes membre du personnel d'une organisation cliente, nous pourrions vous rediriger vers votre employeur, qui demeure responsable des renseignements de son annuaire.
11. Incidents de confidentialité
Tout incident de confidentialité présentant un risque de préjudice sérieux est consigné dans notre registre des incidents et notifié à la Commission d'accès à l'information ainsi qu'aux personnes concernées, conformément à la Loi 25.
12. Témoins (cookies)
Le Service utilise uniquement des témoins essentiels :
- un témoin de session pour maintenir la connexion de l'administrateur à la console (expire après 8 heures);
- un témoin de préférence de langue (
atom_lang, 12 mois).
Aucun témoin publicitaire ni d'analyse tierce n'est utilisé.
13. Modifications de cette politique
Nous pouvons mettre à jour cette politique pour refléter l'évolution du Service ou des exigences légales. La date de mise à jour figure en haut de la page; en cas de changement important, les administrateurs des organisations clientes en seront avisés.
14. Nous joindre
ATOM Solutions — [email protected] — atomsolutions.ca
1. Who we are and scope of this policy
ATOM Signatures (the "Service") is a centralized email signature management service for Microsoft 365, operated by ATOM Solutions ("we", "us"), available at signatures.atomsolutions.ca, and including an add-in for Microsoft Outlook.
This policy applies to information processed by the Service: information about administrators who manage an organization account, and information about client-organization staff whose directory attributes are used to compose signatures. It does not cover Microsoft's practices, nor those of other websites we link to.
2. Privacy officer
In accordance with Québec's Law 25, the person in charge of the protection of personal information at ATOM Solutions can be reached at [email protected]. Any question, access request or complaint related to this policy may be addressed to them.
3. Information we collect
a) Administrator account
When an administrator signs in to the console with their Microsoft account (Microsoft Entra SSO), we receive their name, work email address and their organization's identifier (Microsoft 365 tenant).
b) Organization directory (Microsoft Graph)
With an administrator's consent, we read certain attributes of the organization's Microsoft 365 directory on a read-only basis, solely to compose signatures: first and last name, job title, department, phone numbers, email address, office location, group membership and, where applicable, organization-defined extension attributes.
c) Outlook add-in usage
When a user composes or sends an email, the add-in transmits the sender's email address to our service to determine the applicable signature and count the licenses (seats) in use. These calls are timestamped and logged.
d) Billing
Billing is processed by Stripe. We keep the subscription identifier, the number of seats and the payment status. We never store payment card numbers.
e) Technical logs
Like any online service, we log technical events (IP address, browser type, timestamp, action performed) for security, troubleshooting and audit purposes. Our audit logs are append-only.
f) Website audience measurement (Google Analytics)
On our public pages (marketing website), we use Google Analytics 4 to measure traffic in aggregate (page views, referral source, device type). This tool sets cookies only after you consent, collected through the banner shown on your first visit (Google Consent Mode v2). Until you accept, no measurement cookie is set. Data is processed by Google LLC, which may involve a transfer outside Canada; we enable no advertising features (no profiling or targeting). You can withdraw or change your choice at any time by clearing your browser cookies or by contacting us. The administration console (authenticated area) does not use Google Analytics.
4. What we never collect
- No email content: we never read, store or transmit the body, subject or recipients of your messages. The add-in inserts the signature locally, within Outlook.
- No passwords: authentication is handled entirely by Microsoft Entra.
- No advertising data: no ad tracking, no sale of personal information, no profiling.
5. Why we use this information (purposes)
- To compose and apply your organization's email signatures;
- To target signatures by group and fill dynamic fields (name, title, phone, etc.);
- To count seats in use and bill the subscription;
- To secure the Service, prevent abuse and diagnose incidents;
- To provide technical support;
- To comply with our legal obligations.
We do not use this information for any other purpose without your consent.
6. Disclosure to third parties (service providers)
We do not sell or rent personal information. We rely on a limited number of providers, solely to operate the Service:
| Provider | Role | Information involved |
|---|---|---|
| Microsoft (Graph / Entra) | Authentication and directory reads | Accounts, directory attributes |
| Stripe | Payment processing | Billing contact details, payment data |
| Hosting provider (Canada) | Database and file hosting | All Service data |
| Cloudflare | Network routing and protection (TLS) | Encrypted traffic in transit |
These providers are bound by contractual confidentiality obligations and may only use the information for the intended purposes.
7. Hosting and transfers outside Québec
The Service's database and files (signatures, logos, configuration) are hosted in Canada. Some providers (notably Stripe, for payment processing, and Cloudflare, for traffic routing) may process information outside Québec or Canada; such disclosures are subject to a privacy impact assessment as required by Law 25 and are governed by equivalent contractual safeguards.
8. Retention
- Your organization's data (signatures, configuration, directory attributes) is kept for the duration of the subscription, then deleted within 30 days of termination;
- Technical and audit logs are kept for at most 12 months;
- Billing records are kept for the periods required by tax laws.
9. Security
- TLS encryption for all communications;
- Strict isolation of each organization's data (per-tenant partitioning, database-level controls);
- Least-privilege access; directory access is read-only;
- Append-only audit logs;
- Rate limiting and abuse protections.
10. Your rights
Under Law 25 and applicable Canadian laws, you may:
- request access to the personal information we hold about you;
- request its correction if it is inaccurate or incomplete;
- request its deletion (cessation of dissemination) where the law allows;
- withdraw your consent at any time;
- request the portability of the computerized personal information you provided to us;
- file a complaint with the Commission d'accès à l'information du Québec or the Office of the Privacy Commissioner of Canada.
To exercise these rights, write to [email protected]. If you are a staff member of a client organization, we may redirect you to your employer, which remains responsible for its directory information.
11. Privacy incidents
Any confidentiality incident presenting a risk of serious injury is recorded in our incident register and reported to the Commission d'accès à l'information and to the individuals concerned, as required by Law 25.
12. Cookies
The Service only uses essential cookies:
- a session cookie to keep the administrator signed in to the console (expires after 8 hours);
- a language preference cookie (
atom_lang, 12 months).
No advertising or third-party analytics cookies are used.
13. Changes to this policy
We may update this policy to reflect changes to the Service or to legal requirements. The update date appears at the top of this page; in the event of a material change, administrators of client organizations will be notified.
14. Contact us
ATOM Solutions — [email protected] — atomsolutions.ca